Ofis çalışanlarının günlük iş yükünün önemli bir kısmını e-postalar oluşturuyor. Araştırmalara göre, bir ofis çalışanı her gün ortalama 4 saatini e-postalarını okumak ve yanıtlamak için harcıyor. Gelen Kutusu'nda biriken onlarca okunmamış e-posta ve bu e-postalar yoluyla gelen yeni işler, çalışanlar için büyük bir stres ve anksiyete kaynağı olabiliyor.

Medicana Çamlıca Hastanesi Psikoloji Bölümü'nden Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, e-posta stresinin neden olduğu bazı psikolojik sorunları şöyle açıklıyor: "E-posta stresi, Gelen Kutusu'nda biriken e-postaların yol açtığı stres, endişe ve kaygıyı ifade etmek için kullanılan bir terim. Bu stres, birçok faktörden kaynaklanabilir. Sürekli gelen bildirimler, her an erişilebilir olma beklentisi ve gün boyunca artan e-posta yığını, çalışanları baskı altına alabiliyor."

E-Posta Stresinin Psikolojik ve Fiziksel Belirtileri

E-posta stresi, hem fiziksel hem de psikolojik belirtilerle kendini gösterebilir. İlayda Kutevu, bu belirtileri şu şekilde sıralıyor: "Baş ağrıları, uykusuzluk, konsantrasyon güçlüğü ve artan anksiyeteye sebep olmaktadır. Ayrıca sürekli olarak gelen e-postaları kontrol etme ve cevaplama zorunluluğu, üretkenliği de olumsuz etkileyebilir."

Hata Yapma ve Yanlış Anlaşılma Kaygısı

Her gün yüzlerce e-posta almanın, yoğun bilgi yüklemesi ile birlikte bu bilgileri işleme konusunda zorluklara yol açabileceğine değinen Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, şöyle devam etti: "E-postalar, genellikle iş hayatında sürekli bir dikkat gerektirir ve bu da zaman yönetimini zorlaştırabilir. Çok sayıda e-posta almak, kişilerde zamanında yanıt verme baskısı oluşturabilir ve bu durum kaygıya neden olabilir. Önemli bir diğer konu ise e-posta yoluyla iletişimde, ton ve niyetin yanlış anlaşılma riskidir."

E-Posta Stresiyle Başa Çıkma Yolları

Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, e-posta kaygısıyla başa çıkmaya yardımcı olacak şu önerilerde bulundu:

• E-postalarınızı belirli zaman dilimlerine ayırın: Sürekli e-postaları kontrol etmek yerine, belirli zaman dilimlerinde kontrol ederek daha verimli olabilirsiniz.
• Öncelikli işlerinizi tamamlayın: İş yoğunluğunuzun farkında olarak, öncelikli işlerinizi bitirdikten sonra acil olmayan e-postalara geçebilirsiniz.
• Kısa ve net cevaplar yazın: Karmaşık cümleler kurmak yerine, e-posta cevaplarınızı olabildiğince kısa ve net tutun.
• E-postaları düzenli bir şekilde arşivleyin: Gerektiğinde kolayca geri dönüp ulaşabilmek için e-postaları düzenli arşivleyin.
• Net beklentiler belirleyin: Çalışma arkadaşlarınızla ve yöneticilerinizle, e-posta yanıt süreleri hakkında net beklentiler belirlemek baskıyı azaltabilir.
• Olumsuz e-postalar karşısında sakin kalın: Hemen tepki vermek yerine, düşünerek mantıklı bir cevap verin.
• Şablonlar oluşturun: Sıkça yanıtladığınız türde e-postalar için şablonlar oluşturmak zaman kazandırır ve stresi azaltır.
• Otomatik yanıtlar ayarlayın: Tatilde veya yoğun olduğunuz zamanlarda otomatik yanıtlar ayarlamak, sizinle iletişime geçenlerin beklentilerini yönetmenize yardımcı olabilir.